鹤壁职业技术学院文件

 

 

鹤职院〔2016〕25号

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鹤壁职业技术学院

关于印发合同（协议）管理办法的通知

 

院属各单位：

《鹤壁职业技术学院合同（协议）管理办法》已经院长办公会议研究通过，现印发给你们，请严格遵照执行。

 

 

 

2016年5月26日           

鹤壁职业技术学院合同（协议）管理办法

 

第一章  总  则

第一条　为加强学院合同（协议）管理工作,保障学院的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》和国家其他有关法律法规，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称合同（协议）（以下简称合同）是指学院作为独立的民事主体（包括学院所属院部、处室、企业、场馆等以学院的名义）与其他平等主体的自然人、法人或其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。包括买卖合同；财产租赁、房地产权合同；建筑修缮工程合同；联合办学合同；技术（咨询、开发、转让、服务）合同；委托合同；借款合同；债权债务清偿合同；其它具有合同性质的意向书、协议书等。

 第三条　学院合同的订立应当遵守法律法规政策和学院相关规定，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益。要遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则，维护学院的正当权益。任何部门和个人不得利用学院合同谋取私利、损害学院利益。

第二章  合同的管理

第四条　鹤壁职业技术学院作为具有法人资格的事业单位，院长是依法行使学院职权的唯一法定代表人，既可以代表学院签署合同，也可以根据工作需要决定非重大合同签约的委托授权，委托授权以《授权委托书》为依据，委托代理人在被授权的范围内行使签约权。

第五条　学院按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立合同管理体制。院长根据学院有关规定全面领导合同管理工作；主管院领导根据职责分工对相应合同进行审核把关；相关部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。学院行政办公室是合同综合管理部门，学院各职能部门、二级单位是合同承办部门，财务处是合同的财务监督部门，审计部门是合同的审核监督部门，学院招标采购工作委员会组织实施招标采购工作并对招标采购合同进行审核，学院职工民主监督工作委员会对招标采购及合同的签订和执行进行民主监督，法律顾问对合同的合法性进行审查。

（一）综合管理部门职责：

1、制定修订合同管理制度；  

2、负责统筹协调学院日常合同管理；

3、负责对学院日常合同审核流程的复核；

4、负责合同的接收、编号、登记；

5、负责合同印章管理工作；

6、负责合同文本的归档保存管理。

（二）承办部门职责：

1、负责合同项目的可行性研究、报批及非招标采购类合同的对方资信情况审查，对非招标采购类合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责；

2、负责组织非招标采购类合同的谈判，拟定合同条款；

3、办理合同送审、报批、订立、盖章及送交存档手续；

4、认真履行合同，及时组织实施并处理有关问题，确保双方权利、义务的实行和合同的顺利实施；

5、及时妥善办理有关合同的变更或解除事宜，并报学院领导审查、批准；

6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关资料；

7、负责将最终签订合同的副本或复印件分别交送学院财务、审计等部门；负责及时向学院有关领导和部门书面报告合同执行结果。

（三）财务处职责：

1、对资金使用是否符合上级财经法规和学院相关规定、合同金额是否超过年度预算进行审查；

2、对合同标的价格、结算方式等方面进行审查；

3、负责合同有关票据的审查、签收、签发，核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；

4、负责按合同结算条款收、付款。

（四）审计部门职责：

 1、从合同立项到合同履行全过程监督，参与重大合同项目的论证、考察、招标投标、合同谈判等；

2、参与合同的变更、解除及纠纷处理、责任处理事宜；

3、负责合同项目的预算、决算的审核报送工作。

（五）学院招标采购工作委员会职责：

1、负责招标采购类合同的对方资信情况审查，对招标采购类合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责；

2、负责组织有关部门进行招标采购类合同的谈判，拟定招标采购类合同条款；

3、按照学院合同审签程序审签招标采购合同；

4、负责或督促采购合同执行；

5、及时妥善办理招标采购类合同的变更或解除事宜，并报学院领导审查、批准；

6、参与招标采购类合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关资料。

（六）学院职工民主监督工作委员会职责：

1、参与合同项目的可行性研究及合同对方资信情况审查；

2、负责从合同立项到合同履行的全过程监督，参与重大合同项目的论证、考察、招标投标、合同谈判等，维护学院合法权益；

3、参与和监督合同的变更、解除及纠纷处理、责任处理事宜；

4、参与和监督学院合同文本的拟定。

（七）法律顾问职责：

1、依照有关法律、法规，结合学院实际情况，制订常用合同示范文本；

2、审核合同签订主体是否符合法律规定，合同签订程序和内容是否合法、合规； 

3、合同条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；

4、合同条款是否有冲突或歧义；

5、合同条款是否完备；

6、合同条款是否有效维护学院合法权益；

7、参与审查对方的资信情况。

第三章  合同的起草、审批

第六条　合同拟订前，承办部门（招标采购类合同由招标采购工作委员会负责）应从维护学院权益出发对合同当事人的资质、履约能力和委托代理权限进行调查，在对合作事项的可行性和合法性进行必要论证后，根据法律法规和学院规定以及相关示范文本进行合同文本起草，同时组织有关部门就拟文条款和对方进行协商谈判，双方达成完全一致。合同范本国家有规定的，从其规定。

第七条　合同的基本要素要齐全，条款要明确具体。主要内容应包括：当事人姓名（名称）和住所、合同标的及数量、质量、价款或报酬、付款方式、质量保证，双方的权利义务，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。合同内容中一般应约定：如发生争议需要仲裁或引起法律诉讼时，由鹤壁职业技术学院所在地仲裁委员会或法院解决。

第八条  合同正式签订前，必须按规定程序上报，经审查批准后，方能正式签订。

（一）审批权限：

1、合同承办部门在职责范围内为从事正常业务所签订的标的额较小（5万元以下）、对学院发展影响较小的一般合同，经必要的审查审批程序后，院长一般授权合同事项的分管院领导或有关负责人作为委托代理人审批签署；

2、标的额较大（5万元（含）—30万元）或对学院发展产生较大影响的重要合同，有关职能部门对合同进行调查论证并提出意见，经必要的审查审批程序后，由院长或者院长授权的分管院领导作为委托代理人签署。

3、标的额大（30万元（含）以上）或对学院发展可能产生重大影响的合同、以学院名义同外单位合作或共建的重要合同、重大经营承包合同、对外投资、融资借款合同、校舍和重大设备租赁合同、无形资产转让合同等重大合同，必须经院长办公会集体研究审议，由院长审批签署。

（二）审签程序

学院对合同实行会签审批制度。合同文本形成后，由承办单位、财务处、审计部门、招标采购工作委员会、职工民主监督工作委员会、法律顾问、主管院领导分别审查签署后，经主签人（院长或院长授权的委托代理人）在合同审签单上签字且在合同文本上签字后，方可加盖鹤壁职业技术学院印章。

1、申报。合同承办单位事先填写“合同（协议）审签单”，随同合同一并按程序办理审查批准手续。

2、审核。对送审的合同，各审签部门要认真审阅，必要时要进行调查论证，原则上在收到“合同（协议）审签单”和合同文本后2个工作日内将意见反馈给承办单位完成审查会签。必要时，由主管院领导召集相关部门和法律顾问集中审签。

3、合同签署用印。主签人在合同文本上签署姓名和日期后，由学院行政办公室负责用印事宜。“合同（协议）审签单”、合同文本正本由合同综合管理部门（学院行政办公室）保存，合同副本或复印件连同其他有关材料发还合同承办单位，由承办单位承办。

第四章  合同的签订

第九条　学院法定代表人是学院对外签订合同的法定签约人。30万元以下的非重大合同，学院法定代表人可以签发《授权委托书》委托代理人签署合同。委托代理人不得将代理事项擅自委托他人代理，签署合同时不得超越和滥用代理权限。

第十条　任何以学院为权利义务主体的合同必须由院长或其授权委托代理人签署。除学院法定代表人或法定代表人授权委托代理人外，其他人员不具有代表学院对外签订合同的资格。

第十一条　签订的合同必须加盖“鹤壁职业技术学院”印章，“鹤壁职业技术学院”印章是学院对外签订合同的法定印章。用印时，要依据合同审签单，并对照合同文本签约人签名及签约时间（年、月、日）。未按规定履行合同审签程序的，学院所属单位和个人不得擅自利用“鹤壁职业技术学院”印章以学院名义签订任何合同。未经授权，任何人不能代表院长对外签订合同。用学院其他公章对外签订的合同，一律视为无效合同。

第五章 合同的履行、变更与解除

第十二条　合同生效后，合同承办单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，并及时了解合同当事人履行合同义务的情况，对合同履行进行监督。

第十三条　合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或解除合同的，应由原承办部门会同有关单位以书面形式及时向主管院领导、学院法定代表人请示，同时将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送合同综合管理部门备案。

第十四条　合同履行完毕或合同权利义务终止时，合同承办单位应当向主管院领导、学院法定代表人书面报告合同的执行情况及结果，并报合同综合管理部门备案。

第六章  合同纠纷的处理

第十五条　发生合同纠纷，承办部门应及时向主管院领导、院长提交书面报告，并及时请学院法律顾问参加，根据实际情况，提出相应的解决、应对办法。

第十六条　对经协商仍无法解决的合同纠纷，可委托学院法律顾问代理，提交约定的仲裁部门仲裁或直接向人民法院提起诉讼。

第十七条　合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总，移交合同综合管理部门归档。

第七章  合同档案及备案管理

第十八条　合同档案由学院行政办公室档案管理人员按照学院相应类别的档案管理要求进行分类、整理、立卷、归档。

第十九条　合同档案保管期限按照档案管理有关规定执行。非重大合同保管期限为10年，重大合同保管期限为永久。

第八章  责任追究

第二十条　学院对下列情形根据情节轻重决定给予责任单位和责任人纪律处分或组织处理，涉嫌违法的，移交司法机关追究法律责任。

（一）不按程序、权限、规定，擅自以学院、单位和部门名义对外签订合同的；

（二）委托代理人因越权签订合同给学院造成损失的；

（三）签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学院利益的；

（四）各相关单位在学院处理法律纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持，给学院造成损失的；

（五）合同承办部门及经办人，合同综合管理部门及主管人遗失或擅自销毁合同或附件的。

第九章  附  则

第二十一条  本办法自发布之日起施行，由学院行政办公室负责解释。《鹤壁职业技术学院合同管理办法（试行）》废止。

附件：1.鹤壁职业技术学院合同（协议）审签单

2.鹤壁职业技术学院合同（协议）签订授权委托书

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

鹤壁职业技术学院合同（协议）审签单

编号（由学院行政办公室负责在合同用印时标注）：

合同名称
合同金额
对方单位名称
对方联系人		联系电话
学院承办单位		联系电话
承办单位 意见		财务处 意见
审计部门 意见		招标采购 工作委员会 意见
职工民主监督工作委员会 意见		法律顾问 意见
分管领导 审核签字		主签人 审核签字
承办单位 用印人签字		行政办公室 用印人签字
备注

 

附件2

鹤壁职业技术学院

合同（协议）签订授权委托书

 

鹤壁职业技术学院院长、法人代表                兹委托

                为                                      

                      签署人，特此授权。

 

委托人（签字或盖章）：

 

 

年    月    日   

受托人（签字）：

 

 

                                年    月    日